Kasir adalah salah satu bagian penting dalam sebuah usaha restoran. Semua transaksi berlangsung di sana. Bayangkan jika tempat tersebut tidak memiliki peraturan yang jelas.
Pastinya karyawan yang bertugas pada bagian kasir bisa berlaku seenaknya, termasuk menggelapkan uang masuk. Tentu saja ini bisa membuat rugi para pemilik usaha restoran, bukan? Inilah salah satu alasan mengapa anda perlu mengetahui cara membuat SOP kasir resto yang efektif beserta contoh nyatanya.
Kenapa SOP Kasir Penting untuk Restoran
SOP adalah peraturan yang harus ditaati oleh setiap orang yang ada dalam sebuah usaha. Ada beberapa hal yang membuat Standard Operating Procedure (SOP), seperti:
- Keamanan : Tentu saja alasan pertama terkait keamanan. Apalagi kasir adalah bagian penting yang memegang kendali atas keuangan restoran. Harus ada panduan kerja dan aturan tertulis jelas tentang apa yang bisa dan tidak bisa dilakukan oleh pegawai kasir.
- Penyalahgunaan Kekuasaan : Pekerja yang bekerja pada bagian kasir pasti akan berurusan dengan uang. Tanpa adanya aturan tertulis yang diketahui semua pihak terkait, bisa jadi terjadi penyalahgunaan kewenangan.
- Disiplin Kerja : Restoran yang berdiri tanpa ada aturan tidak akan membuat karyawan berlaku disiplin. Adanya peraturan membuat jadwal kerja jelas dan memaksa pihak terkait mengikuti jam kerja sesuai kesepakatan bersama.
- Laporan : Harus ada tata cara pelaporan terkait transaksi keuangan yang dibutuhkan. Jika tidak maka hasil pelaporan yang ada pasti berbeda-beda. Hasilnya membuat lebih banyak waktu untuk memeriksa dan kurang efektif
- Pelayanan : Bagaimana cara menangani dan melayani pelanggan juga harus ada dasarnya. Hal ini berhubungan dengan kepuasan pelanggan dan repeat order di kemudian hari.
- Kerapian : Siapa yang ingin karyawan mereka menggunakan pakaian seadanya? Pasti pengusaha yang paham akan etika dan kenyamanan pelanggan memikirkan kerapian, bukan? Jadi harus ada aturan terkait seragam atau pakaian yang boleh dan tidak boleh dipakai saat bekerja.
- Human Error : Ada banyak sekali kesalahan yang bisa dilakukan oleh karyawan restoran. Untuk meminimalisir maka perlu SOP. Hal ini membantu efisiensi waktu dalam mengurus transaksi keuangan harian.
Komponen Utama dalam SOP Kasir Restoran
Ada beberapa faktor penting yang menyusun sebuah SOP. Jika salah satu bagian kurang atau hilang, maka SOP tersebut kurang efektif. Lantas, apa saja komponen penting tersebut?
Aturan Jam Kerja dan Shift
Pertama adalah aturan terkait pergantian shift dan seberapa lama jam kerja berlangsung. Jika melebihi jam kerja yang disepakati apa yang seharusnya diterima karyawan? Begitu juga sebaliknya, jika jam kerja karyawan kurang atau sering absen, apa yang harus diberikan oleh karyawan?
Peraturan jam kerja ini juga tidak boleh sembarangan. Biasanya, karyawan yang bekerja secara shift jam kerjanya mulai dari 6 hingga 8 jam setiap hari. Atau, ada juga peraturan tentang jam kerja lebih panjang yakni 12 jam per hari.
Semakin panjang jam kerja maka semakin banyak juga penghasilan yang bisa karyawan hasilkan. Begitu juga sebaliknya. Namun, perhatikan juga resiko kerja yang semakin meningkat seiring bertambahnya jam kerja.
Proses Membuka dan Menutup Laci Kasir
Kemudian lanjut pada peraturan bagaimana karyawan boleh membuka atau menutup laci kasir? Apakah boleh sepanjang waktu? Atau hanya boleh ketika ada pembeli (ada transaksi)?
Jika karyawan bebas membuka laci kasir, maka bagaimana peraturan tentang uang yang ada didalamnya? Apakah boleh sembarangan ditukar, digunakan atau disimpan? Jika tidak, apa barang bukti yang bisa digunakan jika terjadi kesalahan atau kesalahpahaman?
Alur Penerimaan Pembayaran (Tunai, Kartu, QRIS)
Bagaimana sebaiknya karyawan bagian kasir menerima transaksi pembayaran? Apakah hanya boleh menggunakan metode tertentu? Jika non tunai bagaimana prosedurnya?
Pastikan juga sistem pada alat kasir sudah mendukung pembayaran non tunai. Para karyawan yang bertugas juga harus lihai dalam menginput nominal jika menggunakan pembayaran cashless.
Proses Pencetakan Struk Transaksi
Apakah struk setiap transaksi keuangan harus dicetak? Anda harus mengetahui pentingnya struk untuk para pelanggan dan pemilik usaha. Jika ada kesalahan, komplain atau pengecekan bisa menjadi barang bukti.
Namun, bagaimana jika terjadi masalah pada mesin print struk transaksi? Bagaimana karyawan sebaiknya bersikap dan menjelaskan kepada pembeli? Bagaimana pelaporan transaksi harian?
Handling Complaint atau Retur Pelanggan
Jika ada masalah terkait pengembalian barang, ada komplain dari pembeli, bagaimana alur yang harus ditempuh? Apakah bisa diselesaikan oleh para karyawan saja? Ataukah harus melapor pada atasan?
Jika ada prosedur lanjutan bagaimana cara penyampaian pada pelanggan? Apakah ada kontak yang bisa dihubungi saat darurat?
Contoh SOP Kasir Restoran Sederhana
Agar lebih mudah anda pelajari, kali ini kita juga akan memberikan contoh SOP kasir resto sederhana. Contoh kali ini bisa digunakan untuk menyempurnakan aturan tertulis yang akan anda buat nantinya.
Langkah-Langkah Sebelum Shift Dimulai
Pertama mari kita mulai dengan langkah awal ketika shift dimulai. Biasanya ada beberapa aturan seperti:
- Jadwal : Pastikan jadwal kerja karyawan teratur. Misalnya masuk jam 8 pagi, maka maksimal jam masuk sebelum jam 8 pagi. Jika terlambat tetapkan konsekuensi nyata.
- Persiapan Meja dan Alat Kasir : Usahakan sebelum resto buka maka meja dan alat kasir sudah rapi, bersih dan tersusun dengan baik.
- Cek Menu dan Harga : Jika ada menu yang belum terupdate maka harus segera diperbaiki. Begitu juga dengan pengecekkan harga produk.
- Cek Uang Pada Laci Kasir : Walaupun sekarang kebanyakan pelanggan menggunakan metode cashless. Tetap saja anda harus memastikan karyawan untuk mengecek uang pada laci kasir. Usahakan ada uang kecil untuk kembalian bagi pelanggan yang akan bertransaksi.
- Kerapian dan Seragam : Putuskan seragam yang akan digunakan oleh karyawan saat jam kerja. Apakah ada perbedaan seragam setiap hari. Pastikan karyawan datang dengan dandanan rapi.
Prosedur Melayani Pelanggan Saat Transaksi
Begitu juga dengan SOP saat berhadapan langsung dengan pembeli. Ada beberapa contoh yang bisa anda terapkan seperti:
- Bahasa Sopan : Gunakan bahasa sopan saat berbicara dengan pelanggan. Usahakan bahasa formal-semi formal.
- Kata Sapaan : Jika bertemu dengan yang lebih tua usahakan memanggil kata sapaan yang baik. Seperti Pak/Bu, Kak, dan sapaan umum lainnya.
- Proses Transaksi dan Pembayaran : Usahakan memproses transaksi pelanggan dalam waktu yang efisien. Jangan membuat pelanggan menunggu. Input nominal pembelian dengan baik. Usahakan memberikan kembalian dengan uang yang cukup dan baik (jangan gunakan uang lecet atau sobek).
- Tawaran Metode Pembayaran : Selain pembayaran tunai. Anda juga bisa menawarkan metode pembayaran lainnya untuk memudahkan pembeli.
- Ucapan Salam dan Terimakasih : Selalu biasakan pegawai kasir untuk mengucapkan salam sebelum bertransaksi. Dan usahakan juga ucapan terimakasih setelah bertransaksi dengan pelanggan.
Proses Tutup Kasir dan Laporan Keuangan Harian
Contoh SOP kasir terakhir terkait laporan keuangan dan jadwal akhir shift kerja. Beberapa aturan yang bisa anda gunakan seperti:
- Pencatatan Transaksi Harian : Pegawai diharapkan bisa memberikan catatan transaksi harian. Seberapa banyak pembelian pada hari tersebut.
- Input Data : Selain mencatat laporan secara manual, diharapkan juga bisa input data transaksi secara digital.
- Menghitung Laci Kasir : Hitung berapa penghasilan uang tunai di dalam laci kasir.
- Merapikan Meja Kasir : Setelah menghitung, bersihkan kembali dan rapikan alat di meja kasir.
- Keamanan Laci Kasir : Pastikan laci kasir terkunci dengan baik.
- Serah Terima Laporan : Agar terorganisir, laporan keuangan atau transaksi harian harus selalu dilaporkan pada hari yang sama.
Tips Membuat SOP Kasir Restoran Yang Lebih Efektif
Ada beberapa tips penting agar SOP kasir anda menjadi lebih efisien dan efektif, yakni:
- Trial and error : Pada awal membuat SOP tidak ada salahnya mencoba dan mengamati jika ada kesalahan.
- Evaluasi : Jangan lupa melakukan evaluasi secara berkala. Apakah SOP tersebut anda rasa masih kurang atau sudah cukup?
- Pelatihan : SOP hadir agar bisnis lebih beraturan. Namun, selain memperbaiki aturan tertulis dan tak tertulis, anda juga harus melatih ulang kemampuan dan skill pegawai.
- Detail : Usahakan SOP yang anda miliki tertulis dengan baik dan informatif.
- Feedback : Tanyakan juga kepada karyawan apakah SOP tersebut efektif? Apakah ada yang dirasa kurang? Bagaimana pelaksanaannya pada pelanggan?
