Pernah merasa usaha Anda stagnan meski sudah berjalan lama? Mungkin yang kurang adalah strategi operasional bisnis yang efektif. Banyak pelaku usaha kecil fokus pada penjualan dan pemasaran, namun sering mengabaikan pentingnya pengelolaan operasional harian yang efisien. Padahal, strategi operasional yang baik merupakan salah satu fondasi agar bisnis bisa tumbuh secara berkelanjutan.
Dengan strategi operasional yang tepat, bahkan usaha berskala mikro pun dapat berkembang dan bersaing secara sehat. Maka dari itu, artikel ini akan membantu Anda memahami penerapan strategi operasional dan manajemen bisnis untuk bisnis skala kecil. Mulai dari pengelolaan harian, pemilihan tools, hingga strategi menjalankan bisnis dengan modal terbatas.
Apa Itu Strategi Operasional Bisnis?
Strategi operasioanl bisnis adalah rencana langkah kerja yang dibuat dan diterapkan guna memperbaiki atau meningkatkan efisiensi serta produktifitas dari kegiatan sehari-hari sebuah bisnis.
Dalam konteks manajemen bisnis, strategi ini mencakup pengelolaan waktu, tenaga kerja, modal, dan teknologi agar semua kegiatan operasional memberikan hasil maksimal dengan sumber daya minimal.
Hal ini tentu berbeda dengan strategi pemasaran, yang lebih fokus pada teknik atau rencana yang membuat produk terjual. Namun, lebih condong ke proses pembuatan produk, sistematika penyimpanan/ inventoris, logistik dan kinerja tim. Dan pastinya dengan strategi operasional yang baik, bisnis Anda dapat menghemat biaya, meningkatkan produktivitas dan kualitas layanan serta memastikan stabilitas bisnis dalam jangka panjang.
Kategori Bisnis Kecil
Sebelum terjun lebih dalam, Anda perlu memahami dalam kategori bisnis kecil yang manakah bisnis Anda? Agar Anda dapat mengimplementasi strategi yang sesuai dengan bisnis Anda.
Secara umum, bisnis kecil adalah usaha dengan jumlah karyawan kurang dari 20 orang dan pendapatan tahunan relatif rendah, misalnya di bawah Rp500 juta hingga Rp2,5 miliar per tahun. Di Indonesia sendiri, usaha kecil mencakup:
- Usaha Mikro: Memiliki aset maksimal Rp50 juta (tidak termasuk tanah dan bangunan) dan omzet tahunan maksimal Rp300 juta.
- Usaha Kecil: Memiliki aset antara Rp50 juta hingga Rp500 juta dan omzet tahunan antara Rp300 juta hingga Rp2,5 miliar.
- Usaha Rumahan atau informal: Jenis usaha yang dijalankan dari rumah dengan sumber daya sangat terbatas, seperti bisnis makanan rumahan, kerajinan tangan, jasa laundry, dll.
Meski berskala kecil, potensi bisnis ini sangat besar jika dikelola dengan manajemen operasi dan strategi pemasaran yang tepat.
Tantangan Operasional Bisnis Kecil
Mengelola bisnis kecil memang terlihat sederhana, tapi tantangannya tidak sedikit. Berikut adalah beberapa tantangan umum yang kerap dihadapi oleh para pelaku usaha kecil:
Modal Terbatas
Salah satu tantangan terbesar dalam cara memulai bisnis skala kecil adalah keterbatasan modal. Banyak pengusaha pemula yang hanya mengandalkan tabungan pribadi dan belum memiliki cadangan dana untuk investasi peralatan, menyewa tempat, atau menggaji karyawan. Akibatnya, semua aspek bisnis harus disiasati dengan sumber daya seminim mungkin.
Kondisi ini membuat pemilik bisnis harus berpikir kreatif dalam menjalankan operasional harian. Mereka dituntut untuk memilih vendor atau supplier dengan harga terbaik, menggunakan alat gratis untuk promosi, dan menunda pembelian alat kerja baru sampai benar-benar dibutuhkan.
Tim Kecil atau Satu Orang Melakukan Banyak Hal
Banyak usaha kecil dijalankan hanya oleh satu orang atau dua orang saja. Dalam kondisi seperti ini, satu orang bisa merangkap sebagai pemilik, customer service, kasir, pengemas produk, hingga admin media sosial. Hal ini tentu melelahkan dan berisiko terhadap produktivitas serta konsistensi layanan.
Tanpa sistem kerja yang jelas, pekerjaan sering dilakukan secara acak dan reaktif, bukan berdasarkan prioritas dan rencana. Jika terus berlangsung, hal ini dapat memicu kelelahan mental, kesalahan operasional, dan bahkan kehilangan pelanggan karena lambatnya respon atau pelayanan.
Kesulitan Memisahkan Urusan Pribadi dan Bisnis
Salah satu kesalahan umum dalam menjalankan usaha modal kecil adalah mencampurkan keuangan pribadi dengan bisnis. Tidak sedikit pelaku usaha yang menggunakan rekening pribadi untuk menerima pembayaran, atau memakai uang bisnis untuk keperluan pribadi. Akibatnya, mereka kesulitan mencatat keuntungan, mengatur cash flow, atau membuat keputusan berdasarkan data keuangan yang akurat.
Masalah ini bisa berdampak besar dalam jangka panjang, terutama saat bisnis mulai berkembang dan memerlukan pencatatan yang lebih profesional untuk keperluan pajak atau pendanaan.
Kurangnya Sistem Kerja yang Efisien
Banyak pelaku usaha kecil tidak memiliki manajemen operasi yang memadai. Tidak ada SOP (Standard Operating Procedure), pembukuan masih manual di kertas, dan kegiatan operasional dilakukan tanpa jadwal atau evaluasi rutin. Hal ini membuat proses bisnis menjadi tidak terstruktur dan sulit dikembangkan.
Tanpa sistem kerja yang efisien, pemilik usaha akan terus terjebak dalam pekerjaan teknis dan tidak memiliki waktu untuk berpikir strategis, mengevaluasi performa, atau mencari peluang baru.
Strategi Mengelola Operasional dengan Efektif
Untuk menjawab tantangan di atas, berikut adalah beberapa strategi praktis yang bisa diterapkan:
1. Buat SOP Sederhana untuk Proses Harian
Standard Operating Procedure (SOP) adalah panduan tertulis tentang bagaimana sebuah proses atau aktivitas dilakukan dari awal hingga akhir. Dalam bisnis kecil, SOP bisa dibuat dalam bentuk sederhana dan praktis, seperti alur pelayanan pelanggan, pencatatan pesanan, atau pengemasan barang.
Dengan SOP, proses kerja menjadi lebih terstruktur, dapat direplikasi oleh siapa saja, dan mengurangi ketergantungan pada satu orang. SOP juga mengurangi kesalahan kerja serta mempercepat pelatihan tim baru. Ini sangat penting terutama bagi usaha kecil yang sedang tumbuh dan mulai merekrut karyawan.
Buat alur kerja atau SOP untuk kegiatan rutin seperti:
- Proses packing dan pengiriman barang
- Cara melayani pelanggan
- Manajemen stok
- Pembukuan harian
Dengan SOP, Anda bisa mendelegasikan pekerjaan ke orang lain, sehingga pekerjaan jadi lebih efektif dan efisien.
2. Gunakan Tools Digital Gratis atau Murah
Era digital memberikan kemudahan luar biasa bagi pelaku usaha kecil untuk mengelola bisnis tanpa harus berinvestasi besar. Banyak tools digital yang tersedia secara gratis atau dengan biaya terjangkau untuk membantu operasional harian. Misalnya:
- Google Workspace: Untuk menyimpan file, membuat dokumen, dan berkolaborasi.
- Canva: Membuat desain promosi tanpa perlu kemampuan desain profesional.
- Notion / Trello / Asana: Mengelola to-do list, jadwal, dan manajemen proyek.
- Quinos Pos: Untuk pencatatan penjualan dan stok barang.
Penggunaan tools ini akan menghemat waktu, meningkatkan akurasi data, dan membuat proses operasional lebih efisien.
3. Prioritaskan Kegiatan Berdasarkan Dampak Bisnis
Waktu dan tenaga adalah dua sumber daya paling berharga bagi pemilik usaha kecil. Karena itu, penting untuk menentukan prioritas berdasarkan dampak langsung terhadap pertumbuhan atau pendapatan bisnis. Gunakan prinsip Pareto (80/20): fokuslah pada 20% aktivitas yang memberikan 80% hasil.
Misalnya, jika Anda tahu bahwa menjawab pesan pelanggan dengan cepat meningkatkan konversi penjualan, maka alokasikan waktu khusus untuk customer service. Melakukan otomatisasi dan delegasi membuat Anda tidak terjebak pada pekerjaan administratif.
Poin Penting:
- Lebih utama membalas chat calon pembeli daripada utak-atik desain log
- Posting konten produk lebih penting daripada membuat laporan mingguan
- Gunakan prinsip 80/20 (Pareto): 20% aktivitas berdampak pada 80% hasil.
4. Outsource vs Hire: Pilih dengan Bijak
Dalam menjalankan bisnis kecil, Anda perlu mengelola anggaran dengan sangat efisien. Oleh karena itu, untuk pekerjaan teknis seperti desain grafis, penulisan konten, atau pengelolaan iklan berbayar, outsourcing bisa menjadi solusi hemat waktu dan biaya daripada merekrut karyawan tetap.
Dengan sistem outsource, Anda hanya membayar sesuai proyek dan tidak perlu menanggung biaya gaji bulanan, tunjangan, atau pelatihan. Namun, untuk tugas rutin harian, akan lebih efisien jika Anda memiliki staf tetap agar alur kerja lebih konsisten dan cepat ditangani.
5. Monitoring dan Evaluasi Mingguan
Baik bagi bisnis kecil maupun bisnis yang sudah established, sangat penting untuk rutin memantau dan mengevaluasi jalannya operasional menggunakan software POS seperti Quinos POS. Minimal satu kali dalam seminggu, pemilik usaha sebaiknya meluangkan waktu untuk mengevaluasi kinerja bisnis.
Dengan melakukan evaluasi secara konsisten, Anda dapat lebih cepat mendeteksi masalah, mengambil keputusan yang lebih tepat, dan menjaga arah bisnis tetap terkontrol serta siap untuk berkembang lebih jauh.
Apa Saja yang perlu dievaluasi?
- Pemasukan (earning) dan pengeluaran (cost)
- Pencapaian target mingguan (target KPI mingguan)
- Kondisi stok barang
- Umpan balik dari pelanggan (testimoni dan review)
- Performa penjualan harian (sales)
- Efektivitas konten promosi dan kegiatan promosi lainnya
- Kualitas pelayanan pelanggan
- Efisiensi proses kerja tim
- Menyusun laporan dengan action plan untuk minggu selanjutnya
Jenis – Jenis Strategi Bisnis
Selain strategi operasional, pelaku usaha kecil juga perlu memilih strategi bisnis yang tepat. Berikut tiga strategi utama:
1. Strategi Efisiensi Biaya
Dengan menerapkan efisiensi biaya, bisnis Anda dapat lebih efisien dalam mengatur uang, fokus pada pengeluaran yang penting agar harga jual bisa lebih kompetitif. Bisnis yang cocok dengan strategi ini adalah bisnisrumahan yang cenderung berdekatan, seperti: laundry kiloan, warung makan dan toko grosir.
Berikut tips agar bisnis Anda dapat beroperasi dengan strategi efisiensi biaya:
- Cari supplier termurah tanpa mengorbankan kualitas
- Beli bahan baku dalam jumlah besar/grosir (lebih murah)
- Hindari pemborosan listrik dan air
2. Strategi Differensiasi
Ada baiknya bagi bisnis Anda untuk mulai fokus menciptakan keunikan produk atau layanan (Unique Selling Point) agar bisnis Anda bisa bersaing bukan hanya dari harga saja. Berikut beberapa conrohnya:
- Menjual kue buatan sendiri dengan bentuk unik
- Membuat kemasan produk ramah lingkungan
- Layanan pelanggan cepat dan ramah
3. Strategi Inovasi
Agar bisnis Anda dapat bertahan dan bersaing dengan bisnis lainnya maka Anda perlu untuk melakukan strategi inovasi. Salah satu caranya adalah dengan mengembangkan produk atau model bisnis yang baru untuk memenuhi kebutuhan pasar.
Berikut contoh penerapannya :
- Menyediakan layanan pemesanan via aplikasi (ecommerce atau berbisnis online)
- Menjual produk bundling atau paket hemat
- Mencoba metode pemasaran seperti live shopping atau influencer marketing
Manajemen operasi dan strategi bisnis bukan hanya diperuntukkan perusahaan besar saja. Justru sebagai pemilik usaha modal kecil, penerapan strategi ini menjadi lebih penting agar setiap rupiah bisa menghasilkan hasil yang maksimal.
Dan dengan membuat SOP sederhana, memanfaatkan teknologi gratis, dan menerapkan strategi bisnis yang sesuai, Anda bisa mengelola bisnis lebih efisien, produktif, dan siap berkembang. Mulailah dari hal kecil yang bisa Anda kontrol hari ini.Your Attractive Heading
